אופיס 365 מאקסל למייל

[למען דעת]

איך עושים את המייל ששואב את הנתונים מאקסל (כמו במכירה השכונתית)?

 

[FullTime]

מה כוונתך?
לשלוח מייל לרשימה של אקסל?
אם כן, אז זה מיזוג דואר פשוט
באיזה שכונה אתה גר, יש הרבה מכירות שכונתיות....

 

[למען דעת]

המכירה השכונתית או משנת יוסף
יש להם קובץ אקסל שהם שולחים ללקוח. הוא מוריד את הקובץ למחשב שלו, ממלא את השדות שהוא בוחר, שולח חזרה, ומקבל מיד מייל עם כל מה שהוא הזמין. איך עושים את זה?

 

[נקדן זריז]

אני הקטן עושה זאת כך
יש את כל הנתונים שצריך בקובץ אקסל שמעוצב כטבלה, וצריך שיהיה כותרת לכל טור
לאחר מכן פותחים וורד ובו כותבים את כל מה שצריך להיות כתוב לכולם [ומדלגים על השם והפרטים]
לאחר מכן פותחים בוורד את הלשונית דברי דואר. יש שם כפתור שכתוב עליו בחר נמענים. לוחצים עליו ובוחרים ב'שימוש ברשימה קיימת'. בוחרים בזה ואז נפתח חלונית שניתן לדפדף בה עד אשר מוצאים את קובץ האקסל הנ"ל בו מאוחסן כל השמות והפרטים שצריך למלאות בדף. בוחרים את האקסל הזה ולוחצים על אישור.
לאחר מכן בוחרים בוורד בכפתור של 'הוסף שדה מיזוג' שם תמצא את כל הכותרות הנ"ל שבאקסל ותשייך לכל מקום את הכותרת של מה שצריך להיות שם . כגון ליד המקום שאתה רוצה שיהיה בקובץ הוורד את שם הלקוח אתה בוחר את הכותרת שיש מעל שמות הלקוח באקסל וכן את כל השדות.
לאחר שהכל מלא אתה יכול לדפדף בתוך הוורד על ידי הצג תצוגה מקדימה של תוצאות, ולדפדף ביניהם כמופיע שם בוורד בלשונית של דברי דואר.
אחרי שהכל מוכן אתה עושה 'סיים ומזג' ואז אתה יכול לבחור האם להדפיס את הכל לפידי אף או למדפסת, או לשלוח הכל בדואר אלקטרוני [ובשביל כך צריך שיהיה באקסל את כתובות הדוא"ל של כולם כל אחד בשורה שלו ואז יש לבחור בכותרת שיש על הטור של הדוא"ל וכך הוורד ידע לשאוב מהאקסל מה הדוא"ל של כל אחד]. וכך בלחיצת כפתור אחד אתה שולח את הכל בדוא"ל, כל אחד לדוא"ל שלו. רק שחשוב לציין שכפי שחזיתי זה עובד רק אם מוגדר למחשב דוא"ל בברירת מחדל מהיכן לשלוח את זה, כגון אם האאוטלוק במחשב מפנה לדוא"ל שלך תוכל לשלוח ממנו. אחרת זה יהיה בעיה כי האופיס לא יידע מהיכן לשלוח את הדוא"ל.
בתקוה שהועלתי. אם יש שאלות אפשר לפנות באישי

 

[למען דעת]

שוב, הלקוח שולח קובץ, והפרטים שהוא מילא שם יחזרו בתוך המייל החוזר?

 

[הסכת ושמע]

אני לא מבין כ"כ על מה אתה מתכוין

אבל יכול להיות שמה שעושים זה
העתק הדבק מהקובץ אקסל למייל

 

[למען דעת]

העתק מהמייל שלהם:

בכדי לבצע את הזמנתכם בהצלחה, אנא מלאו אחרי ההוראות הבאות:

1. הורד את קובץ האקסל המצורף, ושמור אותו במחשב שלך במקום שתוכל למצוא אותו בקלות.
2. פתח את הקובץ, וודא שהשם שמופיע בשורה העליונה הוא אכן שמך, ושהתחנה הרשומה שם היא אכן התחנה אליה אתה משתייך.
3. תכניס את המספר המבוקש בעמודה שכותרתה "כמויות הזמנה." חשוב ביותר שלא תבצע שינויים כלשהם בשאר עמודות הקובץ, חוץ מהעמודה הנ"ל.
4. שים לב! הסכום שמופיע בתחתית העמוד כ"סה"כ" אינן כולל עמלות כשרות, עמלות תחנה, וכיו"ב. הסכום עשוי להשתנות גם במידה ויהיו שינויים במשקלי ו/או מחירי המוצרים (כפי שיצויין).
5. אחרי שסיימת לציין את המוצרים הרצויים בכמויות הרצויות, לחץ על "שמור" כדי לשמור את השינויים שביצעת בקובץ.
6. לחץ על "השב" בהודעת הדוא"ל המקורית, צרף את קובץ האקסל ששמרת, ולחצו על "שלח". לידיעתכם - כתובת המייל לשליחת הזמנות הוא כתובת וירטואלי בלבד ואין מי שישיב לפניות הנכתבות לכתובת מייל זו. לבירורים ניתן לפנות לכתובת המייל של שירות הלקוחות המופיע למטה.
7. אתה אמור לקבל הודעת אישור בדוא"ל תוך שעה מביצוע ההזמנה. במידה שלא קבלת הודעת אישור תוך שעה, נא לשלוח את ההזמנה שוב. במידה ואח"כ לא קיבלתם אישור, נא ליצור איתנו קשר בהקדם בכתובת דוא"ל שמופיע למטה.
8. במידה שהנך מעוניין לבצע שינויים כלשהם להזמנתך כל עוד שקווי ההזמנות פתוחים, תוכל לעשות את זה בקלות. תבצע את השינויים בתוך קובץ האקסל ששמרת, ותשלח אותו מחדש כנ"ל (סעיף 6). שים לב! שליחה מחדש של קובץ ההזמנה ימחק כל הזמנה קודמת, ויחליף כל קובץ שנשלח לפני כן.
9. עדיין ניתן לראות את הזמנתך באתר ולשמוע אותה בקווים הטלפוניים.

הודעת האישור שבסעיף 7 מגיעה לפעמים ממש מיד, כך שלא נראה לי שזו העתקה ידנית אלא משהו אוטומטי.

 

[נועם 6]

יש מצב שזה איזשהוא פקודה שקוראת את הקובץ ומיד מתרגמת אותו לכמויות שצריך להזמין למכירה ואליך נשלח מייל אישור

צריך להבין באיזה שפה זה בדיוק נכתב ה'שרת' (כמו שמופיע בסעיף 6)
ובדיוק איזה פעולות הקובץ/המחשב/השרת עושה בשביל לקבץ את כל ההזמנות

 

[למען דעת]

זה בדיוק מה ששאלתי....

 

[תמר אלי]

לדעתי זה תלוי בתוכנה שהם עובדים עליה,
כמו למשל פריוריטי -בלחיצת כפתור זה מגיעה כקובץ מצורף ישירות למייל.
(אם הבנתי את שאלתך...)

 

[למען דעת]

אז אני מבין שזה לא משהו שאפשר לעשות לבד.
תודה